Wie man Dokumente in der Schweiz beglaubigt
Wenn Sie Ihre amtlichen Dokumente bei einer Institution oder einer Behörde einreichen und gebeten werden, diese beglaubigen zu lassen, dann sollten Sie die für Ihr Schweizer Kanton zuständige Staatskanzlei aufsuchen und dort entweder persönlich oder per Post Ihre Dokumente beglaubigen lassen.
Was eine Beglaubigung ist und wofür Sie sie benötigen
Da in der Geschichte bereits viele Fälschungen von wichtigen Dokumenten, wie Reisepässen usw. vorgekommen sind, kann es in einigen Fällen passieren, dass Sie von Ämtern, Institutionen und Behörden aufgefordert werden, Ihre Dokumente beglaubigen zu lassen. Konkret bedeutet das, dass Sie mit dem jeweiligen Dokument zu einer dazu befugten Person (Magistratsperson, Verwaltungsbehörde, Notar) gehen müssen und diese dann die Echtheit der Unterschriften oder Stempel auf dem jeweiligen Dokument bezeugen.
Wer sie vornehmen kann
In der Schweiz können die Staatskanzleien Beglaubigungen von Dokumenten vornehmen. Darüber hinaus können noch Kantonkanzleien, Landeskanzleien und Ratskanzleien diese Tätigkeit durchführen. Die dort arbeitenden Beamten sind für diese Tätigkeiten zuständig.
Anforderungen und erforderliche Unterlagen
Welche Unterlagen Sie brauchen, erfahren Sie von der jeweiligen Stelle, die sie von Ihnen verlangt. Die einzige Anforderung hierbei ist, dass das zu beglaubigende Dokument im Original der zuständigen Person vorliegt. Darüber hinaus sollten Sie, wenn Sie am Schalter persönlich und direkt Ihre Dokumente beglaubigen lassen möchten, Ihren Ausweis (ID/Pass) vorzeigen.
Bitte beachten Sie, dass Sie die Information über das Bestimmungsland des Dokumentes zur Verfügung stellen müssen.
Wo und wie Sie sie vornehmen können
In der Schweiz sind die Staatskanzleien für die Beglaubigungen zuständig. Da es zahlreiche Staatskanzleien gibt, bieten diese unterschiedliche Methoden zur Einreichung der Dokumente an. Einige bieten die Möglichkeit, persönlich am Schalter zu erscheinen und die Unterlagen dort einzureichen. In diesem Fall müssen Sie vor Ort bezahlen. Sie benötigen in der Regel keinen Termin, um am Schalter zu erscheinen. Bei dieser Möglichkeit holen Sie den Auftrag, sobald Sie kontaktiert werden, wieder persönlich ab und weisen sich dabei wieder aus.
Die zweite Möglichkeit ist, die zu beglaubigenden Dokumente per Post mit einem Vermerk zum Bestimmungsland zu senden. Darüber hinaus müssen Sie bei dieser Methode einen schriftlichen Auftrag mit folgenden Informationen per Post verwenden:
- • Name, Vorname
- • Kontaktdaten
- • Datum und Unterschrift
Einige Staatskanzleien stellen ein Onlineformular zur Verfügung, das Sie mit Ihren Daten ausfüllen und ausgedruckt dann an sie senden. Einen Antrag können Sie derzeit noch nicht online stellen, da der Staatskanzlei das Dokument im Original vorliegen muss.
Was danach geschieht
Sie können den Fortschritt Ihres Antragverfahrens nicht überprüfen und sollten in der Regel warten, bis Sie per Post Ihre Dokumente und die Rechnung erhalten. Sollten Sie eine ungewöhnlich lange Zeit, also etwa über 2 Wochen auf Ihre Dokumente warten, können Sie die dafür zuständige Stelle anrufen und fragen.
Kosten
Die Gebühren betragen pro Beglaubigung zwischen 15 CHF und 30 CHF. Auf dem Postweg kommen noch Gebühren von 5 CHZ bis 6 CHF hinzu.
Gültigkeit
Die zuständige Staatskanzlei übernimmt keine Verantwortung für die Gültigkeit des Dokuments.
Bearbeitungszeit
Die Bearbeitungszeit variiert, je nach dem, um welches Dokument es sich handelt und je nach Anzahl der zu beglaubigenden Dokumente. Dieser Vorgang kann auf postalischem Weg bis zu 7 Tage dauern.
Wenn Sie Ihre Dokumente an der Stelle beglaubigen lassen möchten, dann kann es je nach Anzahl der zu beglaubigenden Dokumente innerhalb kurzer Zeit bearbeitet und Ihnen am selben Tag ausgehändigt werden. Bei über 5 Dokumenten wird empfohlen, diese per Post zu senden.
Zusammenfassung
Für eine Beglaubigung Ihrer Dokumente brauchen Sie vor allem das Dokument im Original, 15 CHF bis 30 CHF und ein wenig Zeit. Sie haben zwei Möglichkeiten Dokumente, beglaubigen zu lassen – per Post oder persönlich am Schalter.