Vous devez utiliser en Suisse ou à l’étranger un document officiel émis par un autre pays ? Il est probable que l’on vous demande de le faire authentifier. Démarches, coûts, délais de traitement, on vous explique comment légaliser un document en Suisse.
Légalisation d’actes publics : explications
La légalisation permet de confirmer qu’une signature ou un sceau apposé sur un document est authentique. Elle ne concerne pas le contenu. Cette procédure permet d’utiliser des actes publics à l’étranger.
De nombreux pays ont signé une convention pour simplifier l’authentification de documents officiels voués à une utilisation à l’étranger. Il s’agit de la Convention de La Haye, également appelée « Convention Apostille ». Dans les pays l’ayant adoptée, la formalité est simplifiée à l’apposition d’une apostille, jouant le rôle de certificat d’authenticité du document. La Suisse a signé la Convention Apostille en 1973. Toutefois, si votre document provient ou doit être utilisé dans un pays non-signataire de la Convention, alors une légalisation sera nécessaire.
En Suisse, l’autorité cantonale de légalisation, les notaires et la Chancellerie fédérale à Berne sont les seules entités à pouvoir légaliser un document. À l’étranger, les ambassades ou consulats suisses ne peuvent pas délivrer d’apostilles.
Légalisation de signatures privées
Afin d’authentifier votre signature, vous devez vous rendre en personne au guichet de la représentation suisse avec votre pièce d’identité et le document nécessitant votre signature.
Certains pays tiers demandent à ce que la signature soit authentifiée par leur consulat ou leur ambassade en Suisse. Renseignez-vous auprès d’eux avant de vous déplacer.
Quels documents peuvent être légalisés par les cantons ?
À titre d’exemple, l’Office cantonal de la population et des migrations (OCPM) de Genève peut légaliser les documents suivants :
- • documents d'identité suisses ;
- • permis de conduire suisse ;
- • permis de séjour délivré par le canton ;
- • diplômes genevois délivrés par le département de l'instruction publique, de la formation et de la jeunesse (DIP) ;
- • diplômes des écoles fédérales.
Pour savoir quels documents votre canton est en mesure de légaliser, renseignez-vous directement auprès de l’autorité cantonale compétente. En effet, cela diffère d’un canton à un autre.
Les démarches pour légaliser un document en Suisse
Les demandes peuvent être faites par courrier ou sur place.
Les demandes par courrier
Regroupez les documents à légaliser, rédigez une lettre expliquant votre demande et dans laquelle vous indiquerez le pays de destination des documents et vos coordonnées complètes.
Envoyez le tout au guichet du service de légalisation de votre canton. Une fois légalisés, les documents vous seront renvoyés à l’adresse que vous avez indiquée, accompagnés d’une facture à régler.
Les demandes au guichet
Il est tout à fait possible de faire une demande sur place. Parfois, il est nécessaire de prendre rendez-vous avant de se rendre au guichet du bureau des légalisations.
Bon à savoir : certains cantons exigent de faire une demande par courrier lorsqu’il y a beaucoup de documents à légaliser.
Les coûts et délais à prévoir
L’émolument à régler est de CHF 30.- par document. Vous pourrez régler cette somme en espèces ou par carte bancaire au guichet et sur facture pour les demandes par la poste. Les demandes au guichet sont généralement traitées aussitôt ou le lendemain selon l’affluence. Pour les demandes par courrier, prévoyez environ une semaine à compter de l’envoi des documents.
Comment faire légaliser un document suisse depuis l’étranger ?
Si vous devez effectuer des démarches à l’étranger, nous vous recommandons de vous adresser à la représentation du pays concerné pour obtenir les informations nécessaires.
Pour légaliser vos documents, pensez bien à vous renseigner auprès de votre canton qui saura vous expliquer précisément les démarches selon votre situation. Bonne chance !
Légaliser un document dans d’autres pays :